Blokowanie księgowania faktury sprzedaży

W Ustawieniach CORE N24 pole Zablokuj księgowanie faktury określa, czy system powinien blokować księgowanie faktury sprzedaży, jeśli jej wartość wynosi 0.

  • Jeśli kwota wynosi 0, użytkownik otrzymuje komunikat o błędzie, a księgowanie jest blokowane.
  • Jeśli kwota jest większa niż 0, księgowanie przebiega standardowo.

Funkcja ta zapobiega przypadkowemu księgowaniu faktur sprzedaży bez wartości, co może pomóc w utrzymaniu poprawności danych finansowych.

Otwarcie zaksięgowanych wydań po zaksięgowaniu

W Ustawieniach CORE N24 została dodana możliwość włączenia otwierania Zaksięgowanych wydań sprzedaży po ich zaksięgowaniu. Dostępne opcje to:

  • Nigdy - system będzie działał jak dotychczas,
  • Pytaj - system zapyta użytkownika, czy chciałby otworzyć zaksięgowane dokumenty,
  • Zawsze - system po każdym księgowaniu otworzy powiązane dokumenty.

Po zaksięgowaniu zamówienia sprzedaży system automatycznie otworzy listę zaksięgowanych wydań sprzedaży związanych z tym zamówieniem.

Domyślny odbiorca e-maila

W Ustawieniach CORE N24 dodano pole Domyślny odbiorca e-mail dokumentów sprzedaży, które pozwala określić, skąd system powinien pobierać domyślny adres e-mail przy wysyłaniu dokumentów sprzedaży:

  • Z Nabywcy (standardowo) - standardowe zachowanie systemu, adres e-mail pobierany z nabywcy
  • Z Odbiorcy Faktury - adres e-mail pobierany z odbiorcy faktury

Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdzie faktury są wysyłane do odbiorcy faktury, a nie do nabywcy. Przy wysyłaniu e-maili z dokumentami sprzedaży (faktury, wydania, faktury korygujące) system automatycznie sugeruje adresy e-mail z nabywcy i odbiorcy faktury, dzięki czemu użytkownik ma łatwiejszy dostęp do właściwych adresów e-mail.

Kontrola statusu dokumentów sprzedaży przed wydrukiem i wysyłką

W Ustawieniach CORE N24 dodano pole Blokuj Druk/Wysyłkę niezwolnionych. Jego aktywacja uniemożliwia wydruk oraz wysyłkę e-mailem ofert, zamówień i proform sprzedaży, które nie zostały uprzednio Zwolnione.

Ta funkcja jest szczególnie przydatna w organizacjach, w których kluczowe jest zachowanie rygorystycznej kontroli nad procesem akceptacji dokumentów przed ich udostępnieniem kontrahentowi. System uniemożliwia wydruk oraz wysyłkę zamówień, które nie zostały jeszcze formalnie zwolnione, co gwarantuje, że użytkownik generuje potwierdzenia wyłącznie dla dokumentów w pełni zaakceptowanych wewnętrznie.

Dzięki wprowadzeniu tej blokady firma zyskuje:

  • Redukcję ryzyka błędów i reklamacji – mechanizm minimalizuje prawdopodobieństwo wysłania dokumentów niekompletnych lub niezgodnych z aktualną polityką firmy.

  • Utrzymanie pełnej kontroli procesów biznesowych – wszystkie zamówienia muszą przejść przez zdefiniowaną procedurę akceptacji, co zapewnia przejrzystość działań oraz ułatwia przyszłe audyty.

  • Bezpieczeństwo operacyjne – blokada stanowi dodatkową warstwę ochronną, zapobiegając przypadkowemu procesowaniu zamówień będących w trakcie edycji (o statusie Otwarte).

Przykłady i scenariusze

Scenariusz: Zapobieganie księgowaniu pustych faktur

Potrzeba: W firmie zdarzało się, że handlowiec omyłkowo księgował fakturę sprzedaży z kwotą 0 zł (np. zapomniał uzupełnić cenę). Takie dokumenty trzeba było potem korygować. Firma chce, żeby system automatycznie blokował takie przypadki.

Konfiguracja:

  1. Otwórz Ustawienia CORE N24.
  2. Zaznacz pole Zablokuj księgowanie faktury (wartość 0).

Rezultat: Gdy handlowiec próbuje zaksięgować fakturę sprzedaży z wartością 0, system wyświetla komunikat błędu i nie pozwala na księgowanie. Handlowiec musi najpierw uzupełnić ceny w wierszach.

Scenariusz: Automatyczne otwieranie wydania po księgowaniu zamówienia

Potrzeba: Magazynier po zaksięgowaniu zamówienia sprzedaży chce od razu wydrukować list przewozowy z zaksięgowanego wydania. Obecnie musi ręcznie szukać wydania na liście dokumentów.

Konfiguracja:

  1. Otwórz Ustawienia CORE N24.
  2. W polu dotyczącym otwierania zaksięgowanych wydań wybierz Zawsze.

Rezultat: Po zaksięgowaniu zamówienia sprzedaży system automatycznie otwiera listę zaksięgowanych wydań powiązanych z tym zamówieniem. Magazynier od razu drukuje list przewozowy.

Scenariusz: Blokada wysyłki niezwolnionych zamówień do klientów

Potrzeba: Firma wymaga, żeby każde zamówienie sprzedaży przeszło proces akceptacji (zwolnienie) zanim zostanie wysłane klientowi jako potwierdzenie. Handlowcy nie powinni móc drukować ani wysyłać mailem dokumentów o statusie „Otwarte".

Konfiguracja:

  1. Otwórz Ustawienia CORE N24.
  2. Zaznacz pole Blokuj Druk/Wysyłkę niezwolnionych.

Rezultat: Jeśli handlowiec spróbuje wydrukować lub wysłać mailem zamówienie sprzedaży, które nie zostało zwolnione, system wyświetli komunikat błędu. Dokument musi być najpierw zwolniony przez osobę uprawnioną.

Podpowiedź

Ta funkcja dotyczy również ofert i proform sprzedaży — przydatne w firmach z wielopoziomowym procesem akceptacji.